PULSO | Gestión de los viáticos en tu empresa

¿Cómo describirías la gestión de los viáticos en tu empresa? Si tu respuesta no es nada positiva y consideras que la planeación, gestión, y comprobación de viáticos es completamente extenuante, necesitas tomar medidas para evitar un problema mayor con tu empresa o con los empleados.

El principal objetivo es organizar un viaje de negocios que dé los resultados esperados de acuerdo a las metas propuestas con el presupuesto asignado. Por tal motivo, es importante tener una organización antes, durante y después de un viaje de negocios, tal como lo indica Erick Padilla, gerente Empresarial de Edenred.

“Los viajes de negocios son muy importantes ya que en ellos se cierran tratos o se llegan a grandes acuerdos, el tener la mente en otros asuntos como la comprobación de viajes o la preparación de los mismos, puede restar importancia y tiempo a lo verdaderamente necesario, además de que una mala comprobación puede resultar en pérdidas para la empresa o problemas con los trabajadores”, argumenta Padilla.

Para que gestiones mejor tus viajes de negocios, te recomendamos lo siguiente:

Previo al viaje

• Antes de cualquier decisión o viaje, verifica cuáles son las políticas de viajes dentro de tu empresa, pide que te asignen un presupuesto fijo, y administra tus viáticos.

• Es necesario hacer una agenda del viaje, contemplando tiempos de desplazamiento o comidas. En cuanto a los materiales que necesites, como presentaciones visuales o material de apoyo o didáctico, es importante que lo tengas en orden antes de partir.

• Antes de una junta infórmate respecto a las personas, temas y demàs imprevistos a los cuales te encontrarás. Así se demostrará tu interés en los interlocutores.

• Reserva con total anticipación tu transporte y alojamiento, procura que los lugares estén relativamente cerca de donde tendrás tus reuniones.

Durante el viaje

• Confirma cualquier cita que tengas para evitar traslados innecesarios y observa qué tanto tráfico existe para llegar puntualmente a tus citas.

• Para cualquier pago que realices, pide facturas y verifica el saldo restante, de esta manera, la comprobación será más sencilla al finalizar el viaje

Fin del viaje

• Presenta un informe detallado de tus gastos, así como los resultados alcanzados durante el viaje, además recuerda que debes dar seguimiento continuo sobre los acuerdos en cada junta que se tuvo.

• Haz tu comprobación de gastos y entrega tu reporte final.

El control de viáticos puede ser un gran motivo de estrés para ti, tu empresa, tu equipo comercial y tus colaboradores o empleados, pero en el mercado existen herramientas que facilitan al máximo la gestión y comprobación de los gastos realizados durante cada viaje de negocios. Estas herramientas pueden ahorrarte grandes cantidades de dinero, pero mejor aún, tiempo que puedes usar para otras actividades.

Busca implementar nuevos modelos de gestión en tu empresa, que ayuden a ahorrar dinero y que eficienticen el trabajo de cada departamento, así como de los empleados que salgan de viaje.